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律师承办企业法律顾问业务操作指引

发表时间: 2020-09-04 10:51:13

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律师承办企业法律顾问业务操作指引


【发布部门】 中华全国律师协会

【发布日期】 2015.10

【时效性】 现行有效

【效力级别】 行业规定

【法规类别】 律师业务


律师承办企业法律顾问业务操作指引

(中华全国律师协会发布 2015年10月汇编)

目录

  第一章 适用及定义

  第二章 律师服务中的职业操守

  第三章 客户的开拓

  第四章 企业法律顾问服务的实现

  第五章 特殊法律问题的处理

  第六章 工作成果的提交及后续工作

  第七章 其他事项

第一章 适用及定义

  1.1 本指引的制定目标

  为对律师从事企业法律顾问业务提供基本参考,提高工作的深度和广度、确保工作质量和工作效率的平衡,并在服务社会、为客户防范法律风险的同时防范自身的执业风险,特制订本指引作为工作理念、工作内容及工作要点等方面的提示。

  1.2 本指引的性质

  本指引系对律师从事企业法律顾问业务时的操作指导性文件,供律师从事相关业务时参考。

  相关服务内容可参见《律师业务目录》。

  本指引无强制性效力,尤其不作为判断律师执业过错的依据。

  1.3 企业法律顾问业务相关定义

  本指引所使用之下述术语,非经特别说明,其定义如下:

  1.3.1  企业法律顾问业务,指律师事务所依法接受聘请,指定律师以其专业知识和技能为法人、其他组织、个体等企业,在约定的工作范围和工作期间提供多方面法律服务的专业性活动。

  参见中华全国律师协会《律师法律顾问工作规则》。

  1.3.2  企业法律顾问,指合法开办及依法存续,接受本指引所提及的民事主体聘请为其提供企业法律顾问服务的律师事务所。

  1.3.3  顾问律师,指接受聘请后的律师事务所所指派的,为聘请方提供具体法律顾问服务的执业律师,但不包括不具律师执业资格证的助理。

  1.3.4  聘请方,指与律师事务所签订企业法律顾问服务合同,聘请律师事务所指派律师为其提供法律服务的法人、其他组织等本指引述及的企业法律顾问服务对象。

  1.4 企业法律顾问业务的服务对象

  本指引的适用范围,系在《中华人民共和国律师法》以及相关法律规范的授权范围之内以及未禁止范围之内,以企业法律顾问形式向企业提供的各类法律服务。其中包括:

  1.4.1  为组织形式属于法人或其他组织的企业提供的企业法律顾问服务,服务范围包括其从设立、经营管理期间到终止时的所有活动,包括但不限于设立、经营、变更、上市、清算、解散等过程中的所有法律事务。

  1.4.2  为自然人或个体企业、合伙企业、家庭生产承包户等经营性活动及管理行为提供的法律顾问服务,以及为其他非企业民事主体,如机关事业单位、社会团体、基金会、民办非企业单位等提供的法律顾问服务,可参照本指引执行。

  1.5 企业法律顾问的工作目标

  律师为客户提供的企业法律顾问服务,应在法律允许的范围内,以律师的专业法律知识和业务素养、工作技能为基础,通过各种方式的执业行为为客户提供专业服务,解决法律问题、防范法律风险,以维护其合法权益。

  同时,应努力传播法律风险意识,帮助客户提高法律风险预见、控制和解决的能力,以最大限度实现客户合法权益的最大化,以及风险损失或风险控制成本的最小化,并促进客户法律风险意识、法律风险管理水平的提升。

  1.6 企业法律顾问的服务范围

  律师在法律顾问服务中的具体工作,除法律另有规定外,包括从服务关系建立起至服务关系终止的服务期间内,所有以法律顾问形式提供的法律服务,包括:

  (1) 为委托人就有关法律问题提供咨询意见及建议;

  (2)  审查、修改、起草合同等法律文书、文件;

  (3)  代理参加诉讼、调解或仲裁活动;

  (4)  审查、修改、起草企业的规章制度;

  (5)  参与重大决策,并就其中的法律问题提供建议;

  (6)  为客户提供法律知识或法律事务处理技能培训;

  (7)  应客户要求关注特定领域法律法规的发布和修改;

  (8)  办理客户委托的其他法律事务。

  1.7 法律顾问的服务模式

  法律顾问的服务形式,可分为在约定期间和工作范围内对客户各类法律事务提供不再另计时间及工作量的综合性服务的常年法律顾问,以及为完成某项具体法律事务或在约定期间内只负责某类事项的临时法律顾问,以及就某一类专门法律问题提供顾问服务的专项法律顾问。

  具体的法律顾问服务实现过程中,可分为提供上门服务的顾问模式以及由客户上门提交工作指示的顾问模式,以及远程服务和定期到场服务等模式,具体以当事人的需求以及事务所的律师及助理资源情况而定。

  1.8 法律顾问的计费类型

  法律顾问的计酬标准基于工作质量要求、总工作时间、工作的时间成本、工作的其他费用成本等进行核算,法律顾问服务的收费形式有以下几种可供选择:

  1.8.1  常年法律顾问,可按固定服务期间在合同约定的工作范围内收取固定费用,对于范围以外的其他服务在合同中约定为另行收费;

  1.8.2  常年专项顾问,即在固定服务期间仅对客户某一领域的法律事务提供顾问服务并收取固定费用,对于其他服务或另行收费事项按合同约定执行;

  1.8.3  专项法律顾问,在固定的服务领域按约定的内容和方式完成具体项目服务,并收取固定费用。

  除此之外,律师可在收取固定费用的同时约定工作时间上限,超过部分按不同费率收费。

第二章 律师服务中的职业操守

  2.1 法律顾问工作的基本原则

  企业法律顾问工作以维护客户合法权益为中心,按客户的工作指示及时介入,通过提供法律意见或建议、参与决策、设计解决方案、参与事务处理过程等方式,尽可能通过预先采取防范措施的方式避免客户损失及不利影响的扩大,或以合法手段尽量扩大其收益。

  企业法律顾问律师在履行职责时应严格遵守法律规定,以维护客户合法权益及遵守律师职业操守为底线,拒绝为企业的违法行为或取得违法利益的行为提供服务。

  2.2 对法律环境及行业状况的关注

  由于法律规范体系始终处于不断变化中,因此律师应当充分注意到客户所涉行业相关法律环境的变化,以及公司治理、市场交易、税收等法律规范的变化,以确保工作成果的合法性、有效性和及时性甚至前瞻性。

  同时,还应关注社会、经济等形势所发生和可能发生的变化,以便为客户提供更为实际有效的服务、提醒客户预防相关的法律风险。

  2.3 对客户行业的关注

  律师应充分关注或研究律师职业之外的企业法律顾问职业,关注法律规范对该行业的知识结构、工作方法等要求,以便于更好地理解客户需求、完善知识结构和服务方式、扩大服务范围和深度,促进客户法律事务处理水平的提升和自身工作技能的提升及工作经验的累积。

  2.4 保密义务

  律师在为客户提供法律顾问服务过程中,对于接触、了解到的各级国家秘密、客户商业秘密,以及不宜公开的信息、个人隐私等,均负有保密的义务。该等义务既属于法律规范、行业行为准则所要求的义务,也属于服务合同中的附随义务。

  具体义务范围及承担方式除依前述规范规定外,还应严格按照法律顾问合同相关条款履行。

  2.5 律师服务中的风险控制

  律师在关注客户的法律风险及法律安全的同时,应充分关注自身服务环节中可能出现的执业风险,发现可能存在风险时应及时采取措施加以控制。

  律师应严格按照律顾问合同的规定及授权权限提供法律服务,不得超越委托权限,且在提供服务时不得从事与职责无关的事务,不得以顾问律师身份从事任何盈利性活动谋取私利。

  律师以书面方式提交工作成果,其文字内容应措词严谨、考虑周全,避免因文字表述不当而引起歧义或成为工作过失甚至成为追究执业过错的依据。

  2.6 避免涉及客户内部冲突

  律师在为客户提供法律顾问服务过程中,应当关注客户内部的部门之间、个人之间是否存在利益冲突,并在实际工作中尽最大可能避免因卷入相关冲突而影响判断的独立性和解决方案的客观性。

  当面临客户内部不同意见时,应当理解并向冲突各方解释,顾问律师为企业服务,只能以依法代表企业或依授权代表企业的一方的意见为准。

  2.7 服务团队的协作

  受指派的顾问律师必须是已依法取得律师执业证并在律师事务所执业的执业律师,未经指派的律师个人不得以任何形式或名义担任法律顾问,律师助理人员除协助律师完成法律顾问工作外,不得独立担任法律顾问。

  以团队方式为客户提供服务的,应当明确团队各成员之间的分工,以及共同的服务标准、工作质量标准、工作接口,并及时确定具体的责任人和及时通报制度,避免因工作质量控制和沟通上的缺陷而影响客户利益。

  2.8 尊重同行

  顾问律师在为客户提供法律顾问服务过程中,对于在工作中涉及的其他律师,均应保持应有的尊重和礼仪,相互配合、充分沟通和协商,以顺利完成各自应对客户完成的工作,不应以任何方式贬低同行的工作方案及业务能力。对于工作方案的优化及工作失误的处理,应尽量建议客户保持谅解和通融。

  2.9 行业形象的维护

  如因服务所必须,在遇到其他律师为同一客户提供的服务存在工作缺陷时,应当尽最大可能避免直接指责其他律师的过失、过错,更不应因借机质疑其执业能力等行为损害律师行业的整体形象,如需解释,则以客观描述加法律背景或解决方案后果分析等方式实现,或以提出优化解决建议的方式供客户选择。

  2.10 疑难问题的处理

  在为法律顾问客户提供服务过程中如涉及自己并不熟悉的业务领域,或遇到疑难问题,应以客户利益最大化为导向,通过虚心向本所同事或律师同行请教,或通过业务交流、问题论证等方式,为客户寻求最佳解决方案,避免因业务技能或专业法律知识的缺失而导致执业过错。

  2.11 律师与律师事务所关系的处理

  顾问律师应当明确,法律顾问服务系律师事务所与客户之间的服务合同关系,承办律师系事务所指派完成具体的服务工作。因此,当为客户服务过程中涉及客户与事务所的利益冲突时,或可能给事务所带来非正常风险时,应当及时通报律师事务所以便于协调和防范风险。

  顾问律师在为客户提供企业法律顾问服务时,应当遵守事务所的相关规定。

第三章 客户的开拓

  3.1 对目标客户的关注

  律师对于潜在客户,可通过关注其企业行业特征、商业模式、产业链前后端、行业发展趋势,以及企业发展战略、发展目标、成长历史、经营业绩、产品或服务品牌、知识产权、业务范围等,以便了解目标客户可能涉及的法律问题,并制订适宜的营销策略。

  3.2 法律服务需求的发现

  在分析潜在客户的需求时,除分析相关行业的法律规范体系及企业涉及的公司法、合同法、劳动法、税法等共同涉及的法律规范体系外,还应关注企业曾经出现过的问题、同行业其他企业曾经出现过的问题、处理法律事务的偏好等,便于了解其具体的法律服务需求、可能需要的法律事务类型,以便于服务合同洽谈的顺利进行。

  3.3 法律服务的创新

  由于法律体系在不断完善过程中,而社会的法律服务需求也在不断向更高的管理和战略层面发展、向更深的操作层面延伸、向更宽的行业及领域跨度交叉,因此鼓励律师结合市场需求和自身的知识结构并参考《律师业务目录》中列举的内容,不断创新、开发新的业务领域。

  同时,还可结合信息化的发展趋势和其他领域的业务创新,不断探索新的法律服务模式,以更为丰富的方式提供法律服务。

  3.4 法律服务的专业化

  为提高工作的质量和效率,鼓励律师法律服务向专业化发展,即在特定的专业领域和细分市场向客户提供专业、细致的服务并减少同业竞争的同质化。

  3.5 避免不正当竞争

  律师在开拓潜在客户和营销企业法律顾问业务过程中,应遵守相关法律及律师行为规范的相关规定以保证开拓方式的正当性,避免以不正当竞争或虚假宣传等方式争取客户。

  3.6 客户业务的取舍

  律师应根据客户的需求和自身的业务领域、工作经验、工作时间等,综合考虑是否有充分的能力和资源为客户提供良好的服务,必要时考虑以整所团队对外合作的方式,或在征得客户同意后与其他所律师共同提供服务的方式,避免因能力或其他方面的限制而影响服务质量并导致律师执业风险。

  3.7 法律顾问服务的投标

  对于以招投标方式确立法律顾问服务关系的客户,律师事务所应当认真了解相关招标文件的要求并结合自己的资源水平、业务经验等实际情况决定收费标准以及是否参与,避免因恶性竞争而导致成本过高或因工作经验等原因无法胜任相关工作而导致的执业过错。

  3.8 利益冲突审查

  律师在与客户签署法律顾问合同前,应根据《律师执业避免利益冲突规则》的规定,由律师事务所按利益冲突审查的要求,审查是否与律师事务所的现有客户存在利益冲突,尤其是核对现有客户的代理合同或法律顾问合同中有无利益冲突方面的特别约定条款,避免因利益冲突而产生执业过错。

  对于可能产生利益冲突的潜在客户,应遵照法律规范、律师行业规则以及与客户间服务合同的规定执行,对于依据前述内容仍旧无法界定的,可采取披露、签署谅解备忘录等方式处理。

  3.9 服务内容的梳理及确定

  顾问律师应与客户充分沟通,展示法律服务的价值、启发其对法律服务的认识、发现其法律服务需求,并引导客户明确具体的法律服务需求,以及法律顾问服务的方式、范围、要求等,并可在服务合同中明确。

  法律顾问服务的实现方式,可分为常规服务、上门服务、派出服务、巡回服务、远程服务等方式,因不同服务方式的成本不同,应在确定收费标准时加以考虑。

  3.10 法律顾问服务事项的确定

  法律顾问合同是律师事务所与客户建立法律服务关系并指派顾问律师完成工作所达成的一致,也是客户与律师事务所建立的权利义务体系。常规法律顾问服务事项,可参考各地律师协会的推荐文本。

  法律顾问的报酬由律师事务所统一收取,顾问律师不得直接从聘请人处收取任何报酬。但可在合同中约定,顾问律师在为聘请方提供法律服务时,必要的交通费、差旅费等由聘请方承担。其他如基本费外的减免或增加条件等,也应在法律顾问合同中明确约定。

  法律顾问合同应当由聘请方与律师事务所签订,并通过正规渠道支付款项、提供发票。

  3.11 对聘请方单位的了解

  律师事务所在与聘请方签订企业法律顾问合同前,应对聘请方资信进行调查或核实,调查核实的内容包括但不限于:

  (1) 是否依法成立、合法存续;

  (2)  目前的基本状况;

  (3)  证照上所核准的经营范围;

  (4)  实际上的主营业务范围;

  (5)  聘请法律顾问的基本目的及要求;

  (6)  具体的联系人、通信地址等。

  如果涉及自然人,还应了解其国籍及居住地(以证、照为准)、职业及其他自然状况、聘请法律顾问的基本目的及要求。

  3.12 法律顾问服务合同

  法律顾问合同应当包括但不限于以下条款:

  (1) 事务所的名称、当事人的名称或姓名,以及双方的住所地、通讯方式等身份事项条款;

  (2)  法律顾问服务的工作范围、工作方式、工作地点、顾问律师、授权范围等,必要时还可增加工作量、服务质量等要求;

  (3)  法律顾问合同履行期限及起止时间,法律顾问费用的种类、金额及支付方式,以及法律顾问合同是否续签等;

  (4)  各方的违约责任,以及因任何一方违约而发生合同变更或解除时的处理以及损失承担方式;

  (5)  双方为履行法律顾问合同而必须具备的硬件条件、工作接口、指定联系人,以及需要常驻现场办工时的办公条件要求等条款;

  (6)  解决争议的处理原则及解决方式,合同中止及终止的条件、最终处理时的法院管辖、合同的生效等条款,尤其要明确无固定期限的法律顾问合同的解除条件。

  除上述常规工作内容外,其他非常规类型的法律顾问服务,如各类专项法律顾问服务,应与聘请方明确工作范围、工作方式、收费方式等问题,以便于合同的履行。

  3.13 对于法律服务的风险提示

  律师应当在签订企业法律顾问合同时提醒聘请方双方的工作交接事项,以提高工作效率、确保工作质量,包括但不限于以风险提示书等形式提醒聘请方关注,包括但不限于以下领域的风险:

  (1) 律师事务所及其指派的顾问律师,仅在授权委托范围内依法独立提供法律服务,有权拒绝为实施违法行为及违背事实、违背律师职业道德等行为提供服务;

  (2)  聘请方应就其民事行为,所提供的法律依据、证据、文件的真实性等自行承担法律责任及不利后果,受聘方一般不作真实性方面的实质性审查;

  (3)  聘请方提交处理的法律事务,应当提供明确的工作目标、质量要求、完成时间等工作需求指示,并预留足够的工作时间。

第四章 法律顾问服务的实现

  4.1 对聘请方情况的了解

  律师从事法律顾问业务,应通过聘请方网站、宣传册等关注聘请方的基本情况,并同时关注其所在行业的普遍情况,以及与该企业、该行业相关的法律环境状况,以便于更深入地提供适合聘请方或其行业实际情况的解决方案。

  在确定法律顾问服务关系后,顾问律师应尽快熟悉聘请方的内部情况,包括但不限于企业性质、经营范围、内部组织结构及负责人、隶属关系、主要关联方等,以便了解其法律服务需求及管理习惯。

  4.2 法律事务与企业管理

  律师应当理解,许多客户存在的问题是系统问题而非个案问题,因此应当具备一定的企业管理知识,以便在直接处理法律事务的同时能从企业管理的角度理解企业的需求或工作成果质量标准,并尽可能使解决方案便于企业操作和实现其发展目标,从而为律师业务开拓更为广阔的空间。

  4.3 对工作任务的明确

  在接受聘请方的工作指示时,除具体的工作内容外,还应与聘请方明确工作目标、完成时间、质量标准、内容要素,以及相关事务的背景情况、处理中的主要风险、主要防控目标等,以便于充分满足当事人的服务要求。

  4.4 工作质量的确定及控制

  顾问律师应按聘请方的工作指示和需求确定完成工作的质量。通常情况下,应以实现聘请方工作目标为导向,完成相关法律事务并确定相关的工作质量标准。同时,视当事人的接受程度,以合适的方式表述及提交工作成果。

  律师事务所应定期听取顾问律师的工作汇报、定期走访聘请方征求意见,不断提高服务质量。

  顾问律师因故不能履行法律顾问职责时,律师事务所应当与聘方协商另行指派顾问律师,以保证工作的连续性和工作质量。

  4.5 法律问题的调研

  顾问律师在为聘请方提供法律意见前,应当充分了解所交办事项的预期目标及背景资料,并通过充分的法律调研以及必要时的尽职调查,以便在充分认识、理解法律环境的前提之下,为维护聘请方的合法权益找出解决之道。

  顾问律师的法律调研应充分注意从国家法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章、强制性质量标准等不同层面的合法性要求,以确保结论的准确性。

  4.6 必要的尽职调查

  在为聘请方提供法律顾问服务过程中,一般对聘请方所提供的资料本身的真实性、合法性、准确性不作实质审查,但聘请方所提供的其他方的文件除聘请方申明外,应当视需要进行相关审查。

  如有必要,对涉及其他方身份事项、资产状况、法定资格或资质等事项,应当通过尽职调查核实其合法性、真实性、完整性,但具体视聘请方需求而定。

  4.7 专业人员及专业知识

  顾问律师对于法律顾问工作中涉及的专业知识,应建议聘请方交由聘请方相关部门解决,律师的意见仅供参考且相关意见并非律师职责,以免引发执业风险。

  对于法律顾问工作中涉及的与技术人员的合作,应当明确相关技术问题以技术人员的解释为准,律师不进行实质性审查。

  4.8 法律顾问服务的配套工作

  律师事务所为聘请方提供法律顾问服务,应注意建立健全规范化的服务体系,从商务礼仪、工作技能、文档管理、聘请方接待维护等制度建设和业务培训,以及工作流程、文书格式等方面的标准化等质量控制,以确保服务质量的标准化以及自身整体实力的提升。

  4.9 工作记录及档案管理

  顾问律师在提供法律顾问服务过程中,应当记录为聘请方提供服务的交办事项、工作要求、工作内容、工作时间、工作成果等相关事项,原则上做到一次一记、一事一记,便于不断积累工作经验,以及总结后提高工作质量及工作效率。

  4.10 法律顾问工作的报告

  顾问律师可定期或在年度法律顾问服务终了时,或单项法律顾问服务终了时,以工作成果报告的形式将工作记录整理成工作报告等方式提交给聘请方,便于说明工作情况、工作量情况等,供下一阶段合作时的调整收费参考或工作改进依据。

  4.11 执业风险的防范

  顾问律师在履行法律顾问合同期间,应严格依据合同规定提供法律服务,避免服务与合同要求不符或因工作过失、过错而造成顾问单位的经济损失或其他损失。

  同时,律师应不断改进工作程序和工作方法,以确保工作的效率和质量。对于顾问单位的系统性问题,应建议其通过完善相关制度、流程、文本体系等管理手段加以解决。

  4.12 非法要求的拒绝

  律师事务所及顾问律师应就其所提供的法律意见的合法性承担法律责任,但对聘请方提出的违法要求应当拒绝,以避免聘请方及律师陷入更大的风险,并维护职业的尊严。

  同时应解释相关违法行为的后果,并建议顾问单位遵守法律规定,以避免相关法律风险。

第五章 特殊法律问题的处理

  5.1 对突发事件的处理

  对于聘请方所遇到的突发性的法律事务,如群体性事件、突发性事故、影响巨大的媒体报道、情绪激动的投诉、肢体冲突等,顾问律师应当协助聘请方冷静处理,首先确保冲突缓和以尽最大可能避免直接消极后果的产生,再尽最大可能平息事态,以免受到更大的不利影响,尤其应避免因处理措施不当而导致不利影响的扩大。

  5.2 对法律培训的处理

  对于聘请方要求的法律知识培训,应尽可能按照听众的层次、需求,从生动性、实用性角度解释相关的法律规范,并解释相关案例的关键所在以及法规规定的影响、实际工作中的注意事项等,必要时以精致的图表等形象生动地展示所要宣讲的内容,避免只讲述枯燥的法学理论。

  5.3 对诉讼事务的处理

  顾问律师针对聘请方已经发生的争议,应当尽可能从企业利益角度考虑更为稳妥的解决方案,如果与聘请方有争议,则应尽可能通过协商、调解、出具律师函等方式解决争议、维护权益,避免简单地采用诉讼手段解决问题而损害聘请方利益。

  5.4 对合同事务的处理

  顾问律师参与聘请方的合同事务,在合同审查、修改、起草中均应以交易目的为导向,优化安排合同中的法律关系和商务内容,以实现质量与安全的平衡,确保当事人合法权益的最大化和法律风险的最小化。

  顾问律师在处理合同事务,包括参与合同谈判过程中,应以其中的法律条款为主,并对可能产生法律风险的商务条款、技术条款加以关注,但相关内容应以相关专业人员的意见、是否交易及具体条款的确定以聘请方意见为准,律师仅提供参考意见或建议。

  5.5 对咨询事务的处理

  对于聘请方的其他咨询事项,顾问律师应在向其解释相关法律规定、提供参考解决方案,排忧解难以维护其合法权益的同时,应尽可能用稳妥的方式将各类矛盾化解在萌芽状态,防止激化不稳定因素,引起更大的利益冲突。

  5.6 对于国有企业的服务

  顾问律师在担任企业法律顾问的工作中,应当参照国家相关部门对于中央企业的法务工作要求,除常规的合同审查外,逐渐介入企业的决策审查、制度审查,并向聘请方企业规章制度对于企业发展的促进作用,以及规章制度与法律法规的相互作用、功能搭配,帮助企业完善其管理架构、规章制度体系、流程体系,同时确保其相关规章制度的合法化。

  5.7 帮助企业完善规章制度

  顾问律师在帮助聘请方完善规章制度时,应注意制度、流程、文本的标准化和体系化,才能使规章制度发挥最大的效能,并充分考虑管理手段与绩效考核、激励机制的关系,既提升企业防范法律风险的能力,又提升企业的管理水平,帮助企业建立合理、规范的完整管理规章制度体系,包括但不限于:

  5.7.1  基本管理制度,即与公司治理结构相关的职能设置、各类会议议程、表决方式等,以规范公司决策、治理中的秩序并促进其合法化、规范化。

  5.7.2  业务规范体系,即将企业在计划、采购、生产、销售以及广告、知识产权、技术开发、人力资源、财务与资产、公共关系、企业文化等方面的工作内容加以规范化、合法化和体系化。

  5.7.3  行为规范体系,即协助企业按整个企业组织结构,明确各部门、各职位的工作范围、责任范围等,并形成书面规范,尤其是负责对其合法性的审查以及整个体系中存在的法律风险的防控。

  5.8 企业的法律风险管理

  顾问律师应推动企业以法律风险管理的视角,面对虽未发生但极有可能发生的法律风险,采取系统梳理、制定预防措施并植入现有管理制度、管理流程、各类文本的方式,以管理手段系统、全面地解决法律风险问题,并提升企业的管理水平和管理效率。

  企业法律风险可分为公司治理、合同管理、采购、生产、储运、销售、知识产权、人力资源、广告宣传、售后服务等模块,企业可根据自己的实际情况选择相应的模式采取防范措施,从制度、流程、文本体系上杜绝常见的法律风险。

  5.9 协助企业提升合同管理水平

  合同管理对企业经营是不可或缺的,防范合同法律风险即可防范绝大多数企业风险。在该领域,顾问律师可向企业提供以下服务:

  5.9.1  建立标准化的合同文本体系,在广泛收集企业常用合同文本的基础上梳理出企业的常用文本并加以分类,以形成体系;

  5.9.2  根据企业实际情况和相关法律环境的要求以及企业的主观意愿,对常用合同文本进行格式的规范化、内容的精细化修改,在不影响企业的使用习惯和生产运营的前提下,提高合同文本的安全系数。

  5.9.3  在前两者的基础之上,帮助企业建立合同管理制度、合同管理流程,明确各部门、各职位的工作界面和职责,以制度化、程序化、标准化的方法进一步防范合同法律风险,形成事前预防、事中控制、事后补救相结合的法律风险管理系统。

  5.9.4  合同管理体系应覆盖供应商管理、合同谈判、合同文本使用、合同审批、授权委托、图章使用、合同签订、合同履行、争议处理、售后服务,以及合同登记、合同管理制度执行情况检查、合同管理统计分析等全方位的防范体系。

  5.10 重大事项的汇报

  顾问律师在受指派提供法律顾问服务过程中如遇重大法律问题,或因参与重大项目法律服务、参与商务合同谈判而需要事务所配合时,应及时向律师事务所汇报以调配资源确保工作质量及效率。

  律师事务所及顾问律师在提供法律服务过程中如遇重大社会影响事件、突发事件,在提供法律意见前,应按相关规定向当地司法行政机关或律师协会报告。

第六章 工作成果的提交及后续工作

  6.1 以书面方式提交工作成果

  除现场答复外,顾问律师提交工作成果应当以邮件等可以保留内容及发送记录等便于管理的方式,避免因工作成果内容及提交环节产生执业风险。

  对于涉及重大企业商业机密或聘请方提出保密要求的工作事项,其工作成果应直接交给法定代表人或其指定联系人,以免泄露相关信息。

  6.2 对于工作成果的提醒

  以邮件方式提交工作成果,应对工作成果的工作内容、应由其他部门处理的事项、提醒聘请方注意的事项进行简要说明,既履行应尽的告知义务,也避免聘请方产生误解。

  6.3 律师的责任声明

  在正式的法律意见书以及以书面方式提交的工作成果中,顾问律师应以适当的方式事先申明律师意见是根据聘请方所提供的背景信息而作出,且仅对相关问题涉及法律意见的部分负责,对法律以外的相关专业领域所提供的评价应由聘请方的技术部门、财务部门自行判断,律师意见仅供参考。

  6.4 资料的保存

  顾问律师在实际工作中应当充分注意资料的保存及文档管理,避免因文档管理不善而导致的重复劳动及效率低下。相关档案管理应确保一户一卷、一事一档。

  同时,顾问律师应当及时总结项目工作中的经验及教训,不断探索更优的工作方法并如实记录,作为不断自我提升、持续改进的基础。

  6.5 律师意见的统一

  顾问律师所提交的工作成果或者答复,如在合作团队中有不同意见,应通过探讨论证加以统一,如果无法统一,则应以不同可能性的方式加以表述,以避免聘请方对工作能力产生误解,或被律师的不同观点而误导。

  6.6 持续关注与循环改进

  顾问律师应始终关注所提交的工作成果、解决方案在正式提交后的结果,如解决方案的运用效果、是否切合实际、是否解决了实际问题等,作为经验的积累和后续改进的基础,通过不断的经验积累和反思,循环改进工作方法及提高工作质量。

第七章 其他事项

  7.1 聘任期内工作情况的述职

  顾问律师应按合同要求或视需要,向聘请方定期或在聘任期满前提出书面述职报告,以描述聘任期内的工作事项、工作内容、工作时间、工作结果等内容,以体现律师工作的价值,并增强聘请方的信任。

  7.2 法律顾问合同的续签

  在法律顾问合同行将届满前,顾问律师应主动向聘请方述职并就工作质量、工作方法是否需要改进,以及法律顾问是否续聘征询聘请方意见。若聘请方同意续聘则应及时确定后续的工作内容、收费标准等合同条款并及时签约,否则应提醒法律顾问服务的截止时间。

  法律顾问合同因期满或法律服务事项完成而终止后,顾问律师要及时写出总结报告,律师事务所应及时归卷备查。

  7.3 法律顾问合同的提前终止

  如法律顾问合同因某种原因提前终止,推荐以书面方式就责任的截止时间、后续风险的承担、费用的结算、相互维护名誉的要求等善后处理事项签署协议,以免因未尽事宜产生矛盾。

  如遇企业法律顾问服务合同提前终止,律师事务所与顾问律师应及时进行总结、制订预案,必要时向司法行政部门、律师协会汇报。

  7.4 案卷材料的归档

  每一年度终结,或法律顾问服务合同关系终结,顾问律师应及时整理服务中所接收的各类资料以及完成的工作成果,并制作工作总结报告一并归档,以便于妥善保管和今后查询。


律师承办企业法律顾问业务操作指引
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